La investigación más completa, exhaustiva, detallada y numerosa no sirve de nada si en el momento de la acción (osea, en pleno debate) no puedes encontrar el documento exacto que prueba que el delegado de Estados Unidos no tiene idea de lo que está diciendo o tampoco encuentras esa resolución tan bonita que apoya el punto que estás defendiendo en el curso del debate. La organización de la información es tan importante como lo es el conseguirla, en primer lugar.

La información se puede organizar de muchas maneras, y eso es una cuestión muy de acuerdo al estilo de cada delegado: hay algunos participantes que de hecho tienen una manera muy distintiva de manejar sus documentos. Hay quienes usan carpetas, folders de anillos, sobres, libretas, etc. Si la conferencia lo permite, pueden portar laptops y llevar todo en diskette: pero es un hecho probado que esta opción simplemente no funciona en condiciones reales de debate. No es lo mismo poder llevar un documento dado al grupo con el que estás metido en acalorado debate a tratar de llevar tu computadora portátil hasta donde está el grupo para descubrir que no tienes batería.

Una manera bastante recomendable de hacer esta organización es usando carpetas de tres anillos, usando el número de carpetas y/o divisiones que mejor convengan a tus propósitos. El hacerlo así te permite que encuentres la información en el momento que sea necesario. Como divisiones para tu archivo, se recomiendan las siguientes:

•  Información general de tu país – en este apartado deberás colocar información general acerca del país que te ha tocado representar, como la geografía, moneda, capital, etc. Para ser enteramente francos, esta es información que muy pocas veces usarás directamente en el debate, pero es bueno tener noción de todo esto acerca de tu país. Nunca está de más cargar con estos documentos.

•  Información general del tópico – Sea cual sea el tema, hay mucha información en torno al mismo que es necesario conocer para tener una perspectiva clara de lo que se va a debatir. Cualquier documento que tenga en general respecto a los temas es bueno colocarlo en este apartado. Por ejemplo, en esta sección puedes poner reportes noticiosos de agencias no oficiales, cronologías de un conflicto dado, y otras cosas por el estilo. El propósito de compilar esta sección es que conozcas como la palma de tu mano el asunto a debatir.

•  Tu país y el tópico – Esta es una de las partes más delicadas de la recolección de información: tienes que reunir la documentación que vincula a tu país con el tópico. De hecho, muchos de los documentos que pongas en esta sección te servirán para construir tu postura oficial. En esta sección deberás poner los discursos y declaraciones que encuentres por parte de los funcionarios del gobierno de tu país o de la Misión Permanente de tu país ante las Naciones Unidas, así como comunicados de prensa y cualquier otro documento oficial por parte de tu país.

•  La ONU y el tópico – Las Naciones Unidas probablemente ya hicieron algo respecto al tema que vas a debatir, así que es bueno tratar de rastrear los documentos que te sirvan para saber en qué fecha se estableció esa misión de paz, o cuantos millones de dólares prometió el Reino Unido como ayuda humanitaria. Obviamente en esta sección encontrarás resoluciones y comunicados de prensa que encontrarás en el sitio de las Naciones Unidas.

•  Información sobre contricantes – Es un hecho. En algún momento del debate te darás cuenta de que quieres asesinar a un delegado porque al parecer la única misión de su existencia es hacerte difícil la vida. Pero si no tienes los elementos para hacerlo, va a estar un poco difícil la cosa. En esta sección coloca cualquier detalle que los demás países tengan que pueda ser útil para ayudarlos si son aliados y para darles en la torre si es el caso contrario. Estos documentos sólo deben ser utilizados de se necesario: abusar de estos datos sólo les ganará la denominación de delegado muy latoso.