No sólo de debate, protocolo y placards vive el delegado. En algún momento de la simulación, los organizadores van a tener que alimentar a los delegados de una u otra manera. Y eso es lo complicado, porque hay una verdad inalienable de la vida a la que todos nos hemos enfrentado en algún punto al organizar una conferencia de las Naciones Unidas.

Pastel en Festejo para Maestros de MEXMUN 2004. Tec de Monterrey, Campus Ciudad de México. México, D.F.

La comida es cara.

La comida es uno de los golpes más grandes al presupuesto de los organizadores. Y no importa si a los delegados les cobras 100 pesos o 300, ellos esperan algo a cambio, aunque sea una galleta. Los delegados no van a saber tu situación financiera (y tampoco les importará mucho), ellos sólo quieren llenar su estómago. Es por eso importante que sepas qué les puedes ofrecer a los delegados y cómo, para que no destruyas tu presupuesto.

Hay varios tipos de comidas que se pueden ver en la simulación, y discutiremos en esta sección la manera en la que se puede manejar cada una de ellas, en términos de practicidad y presupuesto.

• Coffee breaks. Esta es una de las comidas más comunes y las más esperadas: después de una larga sesión de estar trabajando arduamente, se antoja un espacio en el que se pueda tomar un café, un refresco, y quizá galletas o papas. Sin embargo, hay que ser muy realistas en cuanto a lo que se pueda ofrecer: todos quisiéramos dar galletas con paté y salmón, pero tal vez sólo podamos dar Sabritas.

La primera consideración que se debe de tener en cuanto a los coffee breaks es la frecuencia de los mismos: no vale la pena ofrecer un coffee break completo si un día nada más se van a tener dos horas de sesión.

La segunda consideración viene de la naturaleza de la sede del evento. Si tu sede es un hotel o centro de convenciones, debes estar preparado para pagar precios exorbitantes por servicio de café, del más básico, ya que este tipo de recintos no te permitirán traer tu propia comida. La ventaja es que todo se ve con una presentación de primer mundo. Si tienes el presupuesto para ello, es mejor optar por servicio de refrescos que de café: es más fácil dejar satisfechos a los delegados con ello. Si tu modelo va a ser en una escuela, o algún lugar prestado, todo es recomendable comprarlo en masa – cajas de refresco, de galletas, y bolsas gigantes de papas – en alguna tienda de descuento.

La tercera consideración es la hora del día del coffee break. A riesgo de sonar simplistas, dejar cosas dulces (galletas y pan) para la mañana y cosas saladas (papas y sándwiches) para la tarde.

• Cenas. En muchos modelos, hay alguna recepción o cena para los delegados. Esto es con el propósito de ofrecerle a tus delegados un espacio lo suficientemente informal para que puedan convivir, pero no tan desordenado como un evento social. En caso de hotel o centro de convenciones, tal vez no sea tan recomendable hacerlo por el costo que va a representar: en el afortunado caso de que si se tenga el presupuesto, es bueno asegurarse de que se obtengan confirmaciones de los delegados para que no se desperdicien platos. En caso de sede prestada o tipo escuela, es mejor (y más barato) algo tipo buffet o autoservicio: los platos individuales siempre generan desperdicio o desaprovechamiento.

• Desayunos de maestros. Una comida un poco menos frecuente en los modelos, pero es un detalle increíble para ofrecer a los asesores. Algo sencillo (puede ser tan fácil como un jugo de naranja y pan dulce) puede hacer que los asesores tengan algo productivo que hacer (y que no ronden por los comités) además de darles una oportunidad para establecer contactos.