Fechas y Lugares

Los Modelos de las Naciones Unidas empiezan definiéndose una fecha y un lugar físico en el cual se va a celebrar. Cada uno de estos factores debe ser considerado cuidadosamente para poder maximizar el beneficio que se pueda obtener para el evento.

Las fechas de la simulación.

Elegir la fecha del modelo puede ser más complicado que escoger la fecha de una boda. No siempre basta con elegir un fin de semana en algún punto del año: se tienen que considerar muchos factores para que la fecha sea viable tanto para los delegados como el comité organizador.

Es crítico escoger una fecha adecuada sobre todo si se tienen planes de hacer futuras ediciones del modelo. La fecha del modelo se convierte en un elemento distintivo de la simulación: hay conferencias de primavera, conferencias que se caracterizan por coincidir con el día de las Naciones Unidas o que están perfectamente alineadas con un calendario académico.

Algunos elementos a tomar en cuenta para elegir fechas son los siguientes.

Estructura. La duración de los modelos es algo variable, pero el “estándar de la industria” parece ser de tres días, en la mayoría de los casos. Esto se debe al hecho de que hacer una simulación de uno o dos días por lo general no la hace lo suficientemente atractiva para que los delegados de fuera de la ciudad asistan: y una simulación de 4 o 5 días resulta un despliegue logístico muy complicado y agotador. Asumiendo que la simulación dure tres días, lo más común es hacerla en jueves, viernes y sábado o en lunes, martes y miércoles. El primer escenario permite que los delegados tengan el domingo completo para recuperarse antes de reintegrarse a sus actividades diarias, mientras que el segundo permite días libres antes del modelo para finalizar investigaciones o realizar los traslados necesarios (en caso de tener delegados foráneos).

Días Festivos. Organizar una simulación que coincida con días festivos, puentes, o fines de semana largo es un arma de doble filo. Por un lado, se tiene la ventaja de que al ser un día oficialmente libre, tanto organizadores como delegados no tienen obligaciones académicas o de otra índole a las que estén faltando, por lo que eso puede proporcionar un incentivo a la audiencia MUN que es recelosa de perder clases. Sin embargo, esto también puede frenar la participación de algunos delegados (tanto locales como foráneos) quienes tal vez consideren que un MUN no es la mejor manera de parar unas breves vacaciones, además de que invariablemente alguien en tu comité organizador va a tener alguna suerte de compromiso familiar y te dejarán con problemas de personal incompleto. A pesar de que esto sigue siendo una sola sugerencia, en MUNweb te recomendamos fuertemente evitar este tipo de fechas.

Calendarios académicos. Hacer que un modelo no coincida con los exámenes de ninguna escuela a invitar resulta imposible. Sin embargo, hay que tener prioridades. La primera y mas obvia es que no coincida con los exámenes o semanas muy activas de tu propia institución, de manera que tu comité organizador esté completamente libre: además de que así se puede fomentar la participación de delegados de tu propia escuela y que los profesores te brinden más apoyo. La segunda prioridad debe ser tratar de obtener información de tus asistentes regulares. Si hay cierto número de escuelas que siempre asisten a tu modelo, trata de investigar cuál es la situación en su institución o en su distrito escolar. De esta manera les quitas un obstáculo del camino (en la medida de lo posible) para que asistan a tu simulación.

Otros modelos . Con tantas escuelas organizando modelos, a veces es imposible encontrar un fin de semana o fechas que estén 100% libres. Sin embargo, es necesario hacer compromisos para que eventualmente puedas ponerle fecha a tu simulación. Como regla general, por lo menos no hagas tu simulación al mismo tiempo que otra en la misma ciudad: eso constituye una competencia directa y no beneficia a ninguna de las dos simulaciones. Con respecto a modelos de otras ciudades, haz algo de investigación, y una vez que hayas determinado tu mercado meta, puedes decidir con cual simulación no quieres estar en competencia directa ya que atraen a delegados comunes o por acuerdo previo.

Lugares del modelo.

Las simulaciones necesitan de algún espacio físico para que los delegados y las autoridades de comité puedan ponerse a trabajar. Por razones varias, muchas veces no hay una gran cantidad de opciones disponibles para los organizadores: sea por cuestión de presupuestos, autorizaciones o simple pragmatismo. Sin embargo, si se tiene cierta flexibilidad para elegir el lugar en el que será el modelo, hay algunos factores que es bueno tomar en cuenta.

Instalaciones escolares. Siempre es buena idea intentar utilizar lo que tienes a la mano, y el lugar idóneo para tu modelo debería ser (en la medida de lo posible) tu propia escuela. El hacer tu simulación en tu propia institución cumple varios propósitos: primero que nada, dota de cierta personalidad al modelo, la atmósfera puede cambiar mucho dependiendo de dónde se lleve a cabo y así le imprimes el sabor particular de tu institución. Además, se tienen las ventajas obvias de que estás en “territorio conocido” y en la mayoría de los casos las instalaciones no representan un costo extra a tu organización. Sin embargo, las desventajas son que a veces los espacios son adecuados para un salón de clases pero no una sala de debate, lo que lleva a incomodidades a los delegados; además a veces se tiene un proceso de negociaciones arduo y largo en caso de que tu simulación coincida con el horario de clases regulares.

Centros de convenciones/Hoteles. Aunque involucran una cantidad mayor de presupuesto, si tienes un modelo en rápida expansión siempre vale la pena considerar estas opciones. Realmente, en este tipo de casos recibes exactamente lo que estás pagando: unas instalaciones profesionales y servicios que elevan el factor de “glamour” del modelo. Además, cada vez más sedes de este tipo ofrecen asesores a los eventos que coordinan cada pequeño detalle desde el lado del hotel o centro de convenciones. Sin embargo, aplican dos precauciones. Primero que nada, vas a tener que rentar/conseguir absolutamente todo: desde mesas y proyectores, pasando por pizarrones y rotafolios. Esto puede aumentar espectacularmente tus costos administrativos. Lo segundo que hay que tomar en cuenta es que este tipo de espacios se prestan a más desorden por parte de los delegados que una escuela, y cualquier desorden y/o destrozo se va a ver reflejado en tu cuenta.

Universidades. Para la escuela pequeña pero que busca hacer un modelo, forjar una alianza con una universidad o institución superior en la localidad no es mala idea. Muchas veces se tiene la energía, las ganas y una cantidad limitada de recursos, pero simplemente no se tienen las instalaciones para hacerlo. Hay universidades que están interesadas en albergar eventos de esta naturaleza pero no tienen el capital humano para hacerlo: entonces una relación ganar-ganar está en orden.

Última actualización: 10/05/2005