Medios de Promoción

Independientemente de los tópicos, comités, staff o inmobiliario que tenga preparado para su modelo, a final de cuentas todo se trata de que los delegados puedan hacer su trabajo. Los delegados son el alma de su conferencia, ellos son sus invitados y su máxima prioridad durante la simulación. Como es de imaginarse, se deben hacer toda clase de esfuerzos para que su simulación sea difundida a todos los delegados, y que además debe hacerla lo mas atractiva posible para su publico meta, dándoles la información necesaria para que decidan asistir a su simulación. Así que, se puede decir que usted intenta vender su conferencia MUN.

Hay diferentes maneras de hacer esta “mercadotecnia MUN”, y a continuación se presentan algunas estrategias para dar a conocer su conferencia.

El arte de regalar… cosas.

Los delegados invierten la misma cantidad de tiempo en debatir y dar a conocer sus resoluciones y propuestas que en promocionar su propia simulación. Los organizadores tienen en sus manos varias armas a la hora de promocionar su modelo: los entregables.

• Folletos - Los Folletos son una manera muy común de dar a conocer un modelo. Son coloridos, informativos y concisos, por eso muchas conferencias los utilizan para repartirlos. Los folletos deben caber en una sola hoja de papel, doblada de la manera que quiera. Es bueno recordar esto, ya que se imprimen muchos. El folleto debe contestar en un espacio limitado las siguientes preguntas: ¿Qué? ¿ Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? Además debe ser lo mas atractivo posible. De poderse, también se debe agregar una fotografía. Si tiene un presupuesto apretado, intente fotocopiar su folleto en hojas de color.

• Tarjetas de presentación - Probablemente usted tenga que dar sus datos de contacto a los delegados interesados en la simulación. Para los modelos de la ONU, una buena tarjeta de presentación indica claramente el puesto que se tiene. Si ésta incluye un numero telefónico, asegúrese que alguien lo pueda contestar todo el tiempo. Es de muy mal gusto darán teléfono que nadie contesta.

• Cartas de invitación- Un poco mas formales que los folletos, las cartas son una buena manera de difundir su simulación. Las cartas se ven muy elegantes, y el hecho que tienen que ir firmadas por un miembro del secretariado le da un toque de atención personalizada. Como una regla general, no haga las cartas muy largas. También, use papel membretado profesional y cuide su ortografía y gramática.

•  Invitaciones formales - Casi no se utilizan, pero son una buena idea. Básicamente se entregan invitaciones formales de letra garigoleada, papel y sobre especiales, etc. No contienen mucha información, pero son una manera muy elegante de invitar gente a su simulación. Guarde éstas para los maestros encargados o los jefes de delegacion y de seguro tendrá buenos resultados.

• Paquetes de información.- El paquete de información se debe ensamblar en cuanto se tengan todos los papeles necesarios. El paquete de información normalmente consiste en una carta de invitación y mucha mas información extensa? (costos de hospedaje, de registro, tópicos, etc) y se entregan de una manera mas ordenada y bonita. Normalmente también se encuentran las formas de registro en estos paquetes. Estos fajos de información son como un “paquete-ven-a-mi-simulación”. Hacer esto de la manera correcta es una manera muy profesional de llamar la atención y también le das a tus posibles delegados un gran servicio, ya que les das todo lo que pueden llegar a necesitar en un solo paquete. Aquí es al revés que con la carta de invitación simple, le tiene que dar a los delegados toda la información posible. Tip: si quiere que se vea más profesional, puede poner toda la información en un CD y simplemente mandar eso por el correo. Puede ponerle imágenes, videos, sonidos, etc para hacerlo mas emocionante.

• Pósters promocionales - Algunas conferencias hacen posters promocionales con la información de su evento y los distribuyen a escuelas locales, los pegan al rededor de su campus o los mandan a otras universidades para que ellos los peguen. Hacer posters depende mas que nada en el presupuesto. Un tip para aprovechar los posters es que se les de uno a cada delegado para que al final del evento se pongan a firmárselos unos a otros.

Usando (y abusando) del sistema de correos

Por correo convencional - Una manera eficiente de contactar muchas escuelas a la vez es el envío masivo. Los estudiantes mismos se juntan en un gran grupo a arreglar el correo (tal vez con una pizza). Puede conseguir la dirección de las escuelas del directorio o de Internet. Si se trabaja con una universidad, puede pedirle a la oficina de admisiones las etiquetas de las escuelas con las que trabajan. También se recomienda, si los fondos lo permiten y es necesario, que mande dos tandas de correo. Utiliza el primer envío como un vehiculo promocional: incluya información general, la fecha, y otros materiales promocionales. Puede hacer todo esto con una sola carta de invitación, como se comento anteriormente. Además de ser bonita, se gastará menos en timbres postales. Esto puede llegar a ser un problema, especialmente si se piensa mandar a diferentes países. El primer envío se debe mandar entre seis y nueve meses antes de la conferencia. El segundo envío debe ser el seguimiento que incluye el itinerario específico de la conferencia y las formas de registro. Éste se debe mandar entre tres y seis meses antes de la conferencia. Puede mandar los paquetes de información que se mencionaron anteriormente.

Por correo electrónico (e-mail) - El correo electrónico le permite utilizar todas las ventajas del envío masivo, pero sin el sabor de timbre postal en la boca. Mucha gente piensa que el correo electrónico no remplaza una buena carta a la antigüita, pero aun así es un recurso invaluable. Cuando asista a una conferencia pida la dirección de e-mail de todos sus compañeros delegados, y mande e-mails a lo loco. Asegúrese de mandarlos desde una cuenta de confianza, no quiere que se desilusionen los delegados porque se les rebote el correo.

Además, UNA-USA ofrece un servicio gratuito llamado “Model United Nations E-News” (Noticias electrónicas MUN), una lista de distribución de correos que llega a miles de personas dentro de la comunidad MUN. Para inscribirse, mande su dirección de e-mail a modelun@unausa.org . Después de inscribirse ya puede mandar la invitación a su conferencia.

Tu conferencia y la Internet

La Internet es también una buena manera de promocionar su conferencia. Toda conferencia MUN debe tener un sitio de Internet. Es un excelente medio de comunicación entre los organizadores y los participantes. Un sitio de Internet es una manera atractiva y barata de llegar a mucha gente, y también es una manera eficiente de publicar información. Un sitio de Internet bien diseñado atrae escuelas a su conferencia, hace disponible grandes cantidades de información y facilita la comunicación entre usted y otras escuelas.

Sin embargo, ya que ahora es más fácil que nunca crear y subir una página a Internet, se necesita mucho trabajo y planeación para que se evite publicar una página mediocre. Recuerde que su página será accesada por un delegado a la vuelta de la esquina o al otro lado del mundo. Una buena página MUN debe ofrecer toda la información posible, y ésta se debe poder encontrar fácilmente. Además, la página se debe actualizar constantemente. Estas actualizaciones constantes le ayudarán mucho, mantendrán a todos sus visitantes felices. Incluya las hojas de registro, la información para contactarlos, la fecha, el itinerario, el manual del delegado, y sus paquetes de los tópicos. Esto le permitirá a otras escuelas o individuos que tengan acceso inmediato a toda la información de la conferencia. Su Sub-Secretario General de Sistemas de Información, o Sub-Secretario de Atención a Delegados puede ser el webmaster.

Se debe tener un e-mail para la información de la conferencia en general (e.j. info@unMUN.org ). También puede darle a cada miembro del comité organizador una dirección de e-mail. Si no es posible tener su propio dominio para la conferencia, su personal se puede suscribir a un servicio de webmail comercial (gmail, Hotmail, yahoo, etc.) con un nombre de usuario relacionado con la conferencia. Un nombre como “conejitasexy82” simplemente no funciona.

Y el trabajo local…

No te olvides de las escuelas en tu propia ciudad. Visita las escuelas locales, entrega información, pega posters y lleva a cabo una simulación del Consejo de Seguridad para ellos. De esta manera saben de lo que se pierden si nunca han ido a su conferencia o simplemente no tienen un grupo MUN. Un error común que cometen los organizadores, es olvidarse de su propia escuela e involucrar a sus compañeros en el reclutamiento de delegados.

Los medios: El quinto poder

Finalmente los medios regionales y locales pueden ayudarte a esparcir tu mensaje. Muchos periódicos locales buscan información sobre los eventos de la comunidad y estarían dispuestos a promocionar tu evento (se llaman “noticias de interés humano” o ¨las buenas noticias también son noticias”). Si es posible, pídele a tu institución educativa que haga un comunicado de prensa preparado por su grupo. Invite a los periódicos locales a que manden reporteros a su conferencia. Aun si el artículo no se publica hasta después de que se lleve a cabo la conferencia, éste puede generar publicidad para el siguiente año.

Última actualización: 21/08/2005